Помощник руководителя

Компания предлагает:  полный соц.пакет

 




Высокий уровень базового образования, знание основ работы с документами, хорошее знание русского языка.




Организаторские качества. Умение организовать свою работу и работу офиса, рациональное ведение делопроизводства, умение организовать приемы, презентации, поездки руководителя.

Ответственность и надежность. Умение нести ответственность за задачи, поставленные руководителем.


Пунктуальность и исполнительность. Своевременное и точное исполнение поручений и документов. Своевременная информация о встречах, переговорах, совещаниях.

Умение хранить конфиденциальные сведения.

 


Осуществление информационно-технической работы с документами, которые поступают на имя директора и выходят за его подписью.

Подготовка предложения по назначению лиц, ответственных за исполнение документов, поступающих на имя директора, осуществление координации их выполнения.



Организация и проведение мероприятий по физической культуре и спорту, праздников и других мероприятий.



Приём поступающей на рассмотрение директора корреспонденции, документов и личных заявлений, передача их в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Составление совместно с директором графика (планирования) его работы, деловых поездок, встреч и пр., принятие мер по его соблюдению.

Осуществление технического обеспечения деятельности директора: заказ билетов, транспорта и пр.; организация встреч, совещаний, переговоров и пр. При необходимости сопровождение директора (лица, исполняющего его обязанности) в деловых поездках, встречах, специальных приемах и пр.; принятие в них непосредственного участия по вопросам, обозначенным директором, доклад об итогах этих мероприятий.

Контроль своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Осуществление контроля за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора , взятых на контроль.

Подготовка заседаний и совещаний, проводимых директором: сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация. Ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.

Организация проведения телефонных переговоров директора, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания.

Передача и приём информации по приёмно-переговорным устройствам (телефаксу и т. п.), электронной почте, системе межведомственного документооборота (далее — СМДО), а также телефонограммы, своевременное доведение до сведения директора информации, полученной по каналам связи.

Работа с корпоративной почтой Общества, СМДО: просмотр не реже одного раза в час, регистрация входящей электронной корреспонденции, а также рассылка электронной корреспонденции.

Осуществление связи с организациями, государственными органами и органами местного самоуправления, общественностью, средствами массовой информации для решения вопросов, обозначенных директором и не требующих его непосредственного участия.

По поручению директора согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указаний и распоряжений руководителя, контроль их выполнения.

Ведение делопроизводства. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив.

Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

Выполнение работ, носящих аналитико-конструктивный и информационно-технический характер, а также работ общего характера по поручению и под непосредственным контролем директора.

Осуществление сбора материалов и информации с сайтов, станиц социальных сетей конкурентов и партнеров, вышестоящих организаций, иных организаций, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и ежедневное представление их директору.

Ведение и хранение книги замечаний и предложений Общества.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, тиражирование, передача и отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

Получение и передача почтовых отправлений, использование знаков почтовой оплаты.